Estamos em busca de uma Secretária Executiva altamente organizada, pró-ativa e dinâmica para atuar diretamente com o CEO e Cofundador de diversas empresas de diferentes segmentos. O profissional será responsável pela gestão de agendas profissionais e pessoais, atuando como um braço direito do executivo em suas diversas atividades, garantindo que o seu tempo seja utilizado de maneira eficiente e que todos os compromissos sejam cumpridos com excelência.
Responsabilidades
Gestão de Agenda Profissional e Pessoal
- Organizar, coordenar e monitorar compromissos, reuniões e eventos (negócios e pessoais).
- Priorização e ajuste de tarefas diárias e semanais conforme as demandas.
- Enviar lembretes e garantir que todos os materiais e informações necessários para reuniões estejam prontos com antecedência.
Comunicação e Intermediação
- Ser o ponto de contato inicial para clientes, sócios e parceiros, filtrando comunicações e gerenciando solicitações de forma eficaz.
- Manter uma rede organizada de contatos, garantindo uma comunicação clara entre todas as partes envolvidas.
Logística e Coordenação de Viagens
- Planejar e organizar viagens nacionais e internacionais, incluindo reservas de voos, hospedagens e transporte.
- Ajudar na organização e coordenação de eventos corporativos e pessoais.
Assistência Geral ao CEO
- Gerenciar e arquivar documentos importantes, como contratos, relatórios e correspondências.
- Auxiliar na gestão de contas pessoais e despesas, garantindo o controle financeiro pessoal do CEO.
- Oferecer suporte em questões administrativas e operacionais que surgirem durante o dia a dia.
Gestão de Tempo e Eficiência
- Auxiliar na otimização da agenda, garantindo que o CEO tenha tempo para descanso e para suas atividades pessoais.
- Estar disponível para atender a demandas urgentes e mudanças de última hora com agilidade.
Suporte aos Diversos Negócios
- Acompanhar e fornecer relatórios de progresso sobre projetos-chave das empresas.
- Colaborar com outras secretárias e assistentes executivos para alinhar prioridades e compromissos entre as empresas.
Requisitos
- Experiência como Secretária Executiva para alta gestão ou executivos de grande porte.
- Excelente organização, capacidade de multitarefa e gestão de prioridades.
- Forte capacidade de comunicação e habilidade para lidar com diversas partes interessadas.
- Proatividade, dinamismo e discrição.
- Conhecimento avançado de ferramentas de escritório (Google Workspace, Microsoft Office, etc.).
- Inglês avançado ou fluente é desejável.
- Disponibilidade para lidar com demandas fora do horário comercial, se necessário.
Diferenciais:
- Experiência em organização de eventos e viagens internacionais.
- Habilidade em lidar com questões pessoais e corporativas simultaneamente.
